SRM Transformation

Management Summary

Für Unternehmen, die derzeit die SAP-Software SAP SRM und SLC zur Abdeckung ihrer Beschaffungsprozesse einsetzen, scheint eine Umstellung auf die neuen Tools S/4 Central Procurement Hub oder SAP Ariba unumgänglich. Während SAP S/4HANA und SAP Ariba ein erhebliches Potenzial zur Steigerung der Beschaffungseffizienz und Kostenwirksamkeit nachgesagt wird, stellt die Umstellung auf diese Tools für viele Unternehmen eine massive Herausforderung dar. Allein das reine Informationsvolumen und die Vielzahl von Schlagwörtern, die mit dieser Transformation verbunden sind, tragen nicht unbedingt zur Vereinfachung der Komplexität bei.

Wie kann für aktuelle SAP SRM Kunden die Situation also am besten bewältigt werden?

Zunächst sollte die aktuelle ERP-Landschaft analysiert werden, da diese einen erheblichen Einfluss darauf hat, welches Tool in Zukunft eingesetzt werden sollte. Zum Beispiel benötigt ein Unternehmen, das seine Systeme nur mit einem ERP-System verbindet, nicht die vollen Datenzentralisierungsmöglichkeiten, die einige der neu angebotenen SAP Tools bieten.

Außerdem sollte berücksichtigt werden, ob die Transformation technisch, prozessbedingt oder beides ist. Im Falle einer rein technischen Transformation, bei der das Einkaufstool (SRM) gleichbleiben soll, ist es völlig legitim das SRM die nächsten Jahre beizubehalten und es mit dem neuen ERP (hier: S/4) zu verbinden.

Um schließlich das richtige Einkaufstool zu identifizieren, müssen die aktuellen Prozessanforderungen abgebildet werden. Während SAP Ariba den Großteil der lieferantenseitigen (externen) Prozesse, wie bspw. Sourcing und Contract Management abdeckt, bildet das S/4 Central Procurement Hub die internen Beschaffungsprozesse ab.

Da ein jedes Unternehmen individuell ist und unterschiedliche Anforderungen hat, wird im Folgenden skizziert wie die Einkaufstransformation im Detail angegangen werden kann. Das Ziel ist, unter Berücksichtigung der Vielzahl von Spezifikationen, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind, einen groben Fahrplan zu ermitteln, welcher auf das individuelle Unternehmen passt.

AKTUELLE SYSTEMLANDSCHAFT

Die aktuelle Systemlandschaft hat erheblichen Einfluss darauf, welches Tool für die Zukunft geeignet ist. Ein Schlüsselgedanke hinter S/4 Central Procurement Hub und SAP Ariba ist, dass sie als zentrales System dienen, welches mit mehreren ERP-Systemen verbunden werden kann. Nicht alle Unternehmen verfügen über eine Systemlandschaft mit mehreren ERP-Systemen, was sich auf die SRM-Transformation auswirkt.

1. Das aktuelle SRM ist mit einem einzigen ERP-System verbunden
Die neuen SAP-Beschaffungstools dienen als Systeme, die die Daten aus mehreren verbundenen ERP-Backend-Systemen zentralisieren. Ein Unternehmen, das nur ein einziges ERP einsetzt, würde daher kein Zentralisierungsszenario benötigen, da die Daten nur aus einer einzigen Quelle stammen. In diesem Fall ist nur eine Transformation zum S/4 Procurement Core erforderlich, während zusätzliche Prozessfunktionen von Ariba übernommen werden können. Man kann das aktuelle SRM-System weiterverwenden und es auf dem neuen ERP-System einsetzen. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass SAP Anwender bis spätestens 2027 umsteigen sollten.

2. Das SRM wird auf demselben Mandanten wie das ERP-System eingesetzt
Ähnlich wie bei einer einzelnen ERP Systemlandschaft ist eine Zentralisierungsfunktionalität redundant, wenn das SRM innerhalb desselben Mandanten wie das ERP eingesetzt wird. In diesem Fall kann ein Unternehmen eher den S/4 Procurement Core übernehmen und Ariba-Funktionen entsprechend einbinden. Man sollte in diesem Fall bedenken, dass bei einer Umstellung des aktuellen ERPs auf das S/4HANA das SRM für die Migration deinstalliert werden müsste. In diesem Fall wäre es nicht sinnvoll, das SRM auf einem separaten Server “neu zu installieren”. Stattdessen sollte man lieber den neuen S/4 Procurement Core übernehmen.

3. Das aktuelle SRM ist mit mehreren ERPs verbunden
Wenn mehrere ERPs angeschlossen sind, sollte das SAP S/4 Central Procurement Hub eingesetzt werden. Das Hub-System würde die Zentralisierung von Daten aus mehreren ERPs ermöglichen, was eine verbesserte Integration der verschiedenen Datenquellen gewährleistet. Durch die Einführung von SAP Ariba zusätzlich zum S/4 Central Procurement Hub, können weitere Beschaffungsprozesse je nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens abgebildet werden. Bei Zentralisierungsprojekten ist es sinnvoll, sich mit der Zentralisierung von Stammdaten näher zu befassen. So sind z.B. MDG-Lösungen, die die Datenharmonisierung unterstützen und die Stammdaten-Governance durchführen, aus technischer Sicht nicht unbedingt erforderlich aber dennoch sinnvoll.

IT- ODER GESCHÄFTSGETRIEBENE TRANSFORMATION

Nachdem die Auswirkungen des ERP-Modells auf die SRM-Transformation grob skizziert wurden, stellt sich als nächstes die Frage, ob die Transformation technisch oder beschaffungsorientiert ist. Im Idealfall arbeiten beide Seiten zusammen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Wenn das Projekt ein rein technisch getriebenes ist, bei dem die ERP-Systeme in die S/4HANA-Datenbank transformiert werden, hat die Beschaffungsseite die Möglichkeit die im SRM abgebildeten Prozesse mit dem neuen ERP zu verbinden. Wenn die Transformation prozessgetrieben ist, können SAP Ariba und S/4 Central Procurement Hub mit den “alten” ERPs verbunden werden. Wenn eine technische und prozessbedingte Transformation in Betracht gezogen wird, haben Unternehmen eine Vielzahl an Optionen und ein gewisses Maß an Flexibilität. Die neue S/4HANA-Datenbank wird eingesetzt, während der Einkauf überlegen muss, welche Lösungen zur Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses gewählt werden sollen.

Im Allgemeinen deckt SAP Ariba die externen Beschaffungsprozesse ab, d.h. dieses Tool ist für die Lieferantenintegration und die strategischen Einkaufsprozesse, wie Kontraktmanagement und Sourcing verantwortlich. Die Beschreibung der Anforderung über das sog Guided Buying ist ebenfalls in Ariba möglich.

Wenn ein Unternehmen nur wenig Interaktion mit Lieferanten hat, deckt der S/4 Central Procurement Hub den internen Beschaffungsprozess ab. Ein hybrides Szenario mit dem S/4 Central Procurement Hub und den individuell benötigten SAP Ariba-Tools ist ebenfalls möglich.

Was auch immer der Haupttreiber der Transformation sein mag, die SAP empfiehlt die Verwendung von SAP Activate. Es umfasst drei Komponenten zur Unterstützung des Projekts:

1. SAP Best Practices (Geschäftsprozessstruktur, Migrationsdokumente, Dokumente zur grafischen Darstellung, vordefinierte Testskripte usw.)
2. Geführte Konfiguration einschließlich einer Reihe von Werkzeugen zur Unterstützung der Implementierung von S/4 HANA
3. Eine Methodik, die für die Initiierung jeder Implementierung von SAP S/4HANA verwendet wird

WERDENDE PROZESSLANDSCHAFT

Im folgenden Schaubild werden die verfügbaren Prozesse in SAP Ariba dargestellt.

Um festzustellen welche Tools benötigt werden, sollten Unternehmen ihre aktuelle Prozesslandschaft analysieren. Nach der Identifizierung der Kernprozessanforderungen kann der Soll-Prozess in Bezug auf die neuen SAP-Tools abgebildet werden.

Was dies für die wichtigsten Beschaffungsprozesse bedeutet, wird im Folgenden näher erläutert skizziert.

Die operative Beschaffung einschließlich des P2P-Prozesses (Purchase-to-Pay) wird durch das S/4 Central Procurement Hub abgedeckt. Basierend auf den individuellen Anforderungen des SAP-Kunden können weitere Funktionalitäten aus SAP Ariba übernommen werden. Die erwähnte Ausnahme der operativen Beschaffung in SAP Ariba, wird als “Guided Buying” bezeichnet. Während das Central Requisitioning (S/4) die Aufgabe solide übernimmt, ist das Guided Buying (Ariba) wahrscheinlich die fortgeschrittenere Option zur Abdeckung des P2P-Prozesses.

Für die strategische Beschaffung ergibt sich ein ähnliches Bild. Was das Supplier Management betrifft, so werden die Grundfunktionen und die Beschaffungsseite innerhalb des S/4 Central Procurement Hub abgebildet. Während Ariba die Möglichkeit bietet Lieferanten zu suchen und zu registrieren, deckt das S/4 die Lieferantenbewertung ab.

Es liegt in der Natur des Kontraktmanagements, dass Lieferanten und die Beschaffungsabteilung einer Organisation die Vertragsbedingungen gemeinsam aushandeln und vereinbaren. Es ist daher nicht überraschend, dass SAP Ariba das bevorzugte Tool ist, um einen vollständigen Vertragslebenszyklus zu implementieren.

Je nach Relevanz des strategischen Sourcings kann der Beschaffungsprozess auf unterschiedliche Weise abgebildet werden. Einkäufer können Angebote über den SAP S/4 Central Procurement Hub einholen oder SAP Ariba Sourcing für strategisch unterstützende Anwendungen einsetzen. Ein wesentliches Potenzial von SAP Ariba Sourcing liegt in der Unterstützung der Einkäufer bei der Verkürzung der Beschaffungszykluszeiten sowie bei wettbewerbsfähigeren Verhandlungen.

WANN HANDELN?

Nachdem wir nun etwas Licht auf die zukünftigen Beschaffungsprozesse geworfen haben und wie die aktuelle Systemlandschaft die SRM-Transformation beeinflusst, stellt sich die berechtigte Frage: Wie sollte man weiter vorgehen? Zuerst sollte der Zielprozess definiert werden, wobei die Systemfähigkeiten von S/4HANA und SAP Ariba sowie das aktuelle ERP-Modell zu berücksichtigen sind. Während dieser Zielprozess abgebildet wird, sollten Unternehmen auch ihre aktuellen Eigenentwicklungen analysieren, um festzustellen ob diese innerhalb des neuen SAP Tools ersetzt oder weiterverwendet werden können. In einigen Fällen können Inhouse-Lösungen nicht an die neuen Systeme angeschlossen werden, während sie zusätzlich die Projektkomplexität erhöhen. Sobald der Zielprozess identifiziert ist, sollte der Transformationsfahrplan auf der Grundlage der Anforderungen an die Prozess- und Systemlandschaft und der Komplexität der Eigenentwicklungen definiert werden.

Es ist entscheidend, zwischen der Planung und der Durchführung der Transformation zu unterscheiden. Es handelt sich um eine bedeutende Veränderung, welche eine gründliche Vorbereitung erfordert und deshalb schon heute mit der Planungsphase beginnen sollte. Es ist jedoch völlig legitim, das SRM vorerst beizubehalten und weiter zu optimieren. Dies beinhaltet auch die Integration von Prozessautomatisierung innerhalb der aktuelle Landschaft anstatt, damit bis nach der Transformation zu warten. Der eigentliche Übergang für die Beschaffung das SRM kann dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, falls das Unternehmen vielleicht warten möchte, bis das S/4 und die damit verbundenen Werkzeuge zusätzliche Funktionen bieten. Unter dem Strich sollte mit der Planung bereits jetzt begonnen werden, während die Durchführung des Übergangs von der Zukunft abhängig sein kann.

ÜBER UNS

Wir bei parasus haben uns zur Kernaufgabe gemacht, unsere Kunden bei der bestmöglichen Nutzung der SAP Beschaffungslösungen zu unterstützen. Unser Ziel ist es, die individuellen Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, den Standard optimal zu nutzen sowie eine Strategie und einen Fahrplan für die Zukunft zu erstellen. Unsere Stärke ist es, die verfügbaren Optionen für unsere Kunden klar zu umreißen und gleichzeitig die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen aufzuzeigen. Die SRM-Transformation ist sowohl aus technischer als auch aus prozessualer Sicht eine große Herausforderung, weshalb es wichtig ist, dass Unternehmen jetzt handeln und planen, um zukünftigen Engpässen voraus zu sein.

Haben Sie Fragen zu Ihrer bevorstehenden (SRM zu S/4) Transformation oder was der beste (kosteneffiziente / werthaltige) Ansatz für Sie wäre? Wir stehen gern zur Verfügung sind hier, um Ihnen dabei zu helfen. Zögern Sie also nicht, uns unter hello@parasus.com zu kontaktieren oder uns unter parasus.com zu besuchen.

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Veröffentlicht am 15. Oktober 2020